ホッチキスの使い方ひとつで変わるファイリング

便利な文具をたくさん使っている割に、業務が滞ってしまっている、ファイリングがうまくいかないなどの悩みを持つ人もいるでしょう。文具には、意外なものが役に立つとか、使い方を変えてみると便利になるということもよくあります。

コの字型の金具で書類をとめる文具のことを日本では「ホッチキス」と呼ぶことが多いですが、ステープラーというのが正式な名称です。「ホッチキス」は商品名が一般名詞化したもの。普通、何枚かの紙をまとめるのに使われますが、とめた反対側はまるく盛り上がるのが普通です。そのために、ホッチキスでとめた書類の束をいくつも重ねると、端がとても盛り上がってしまいます。書類自体の厚みに比べて3割程度かさばってしまうため、ファイリングするときなどに邪魔になるケースもあります。それを回避するためには、丸くならないホッチキスを使えば良いのです。

フラットクリンチタイプでかさ張らなくできます

ホッチキスの針の反対側がまるく盛り上がらないタイプのものがあります。まっすぐ折れ曲がるだけで、まさに「コ」の字のようになるものです。平らに止められるホッチキスのことを「フラットクリンチタイプ」と言いますが、これが意外と役に立つのです。普通のタイプのものの場合、裏側が丸みを帯びているため盛り上がります。いくつもの書類を重ねた時に、とめた側だけが膨らんでまとめにくくなります。

デスクから束を持ち上げて会議室に運ぶ間に滑って落としてしまったり、ファイルに綴じておこうとすると、膨らんでいる分だけ、量が入らなくなります。いくつかをまとめてクリップなどで挟むときにも、かさばって邪魔になります。フラットクリンチタイプならこうしたアンバランスが少なく済むため、書類まとめが簡単になります。ストレスが少なくなり、また、ファイリングの手間が小さくできるので、省スペース効果もあります。フラットクリンチタイプを使うだけで、書類の厚みが25%カットできるそうです。ひとつのファイルに綴じることが可能な書類の量が25%増量できることになり、その分だけ引き出しの中身をスッキリさせることができます。

ホッチキスはまっすぐ綴じる方がベター

ホッチキスで書類を綴じるとき、左上か右上一か所だけ斜めにとめることがよくありますが、ある程度の枚数をまとめる際には、上、もしくは横にまっすぐに二か所とめるのがベターです。枚数のある書類を斜めにとめると、何枚かめくったときに角の部分がかさ張って読みにくくなるからです。小さなことですが、こんなことがストレスとして溜まっていくのです。

また、書類の裏表も確認しなければなりません。表側にホッチキスの針の先が出ているような止め方をしてしまうと、指をケガする原因となります。疲れているときに指を傷つけると心のダメージも大きくなります。余計なストレスを作らないために、小さなことですが気をつけましょう。

ホッチキスを使うときには、フラットクリンチタイプがベターです。書類がかさ張らず、ファイリングもスムーズになります。たかが書類をとめるだけのことですが、意外とストレス軽減効果があります。