文書作成の参考にするサイトの内容はプリントアウトした方が便利

パソコンで文書作成をするにあたって、他のサイトの解説などを参考にして文を構成することがあります。文書作成ソフトもインターネットブラウザも同じパソコン上で動いているわけですから、モニタに並べておけば楽に作業できそうです。しかし、実際にはそうでないことも多いのです。

モニタ表示には限界がある

ノートパソコンを利用しているとき、複数のウインドウを並べたときに使い勝手が悪かったという経験がないでしょうか。これはノート型に限った話ではありません。デスクトップマシンの場合でも、サイズの小さなモニタはもちろんのこと、ある程度大きな画面を使用していてもすべてのウインドウを完全に並べて見るのは難しいものです。

複数のモニタを接続して表示範囲を大きくするマルチディスプレイという手法もありますが、一般のデスクワークでは実用的ではありません。

ウインドウの選択が面倒

何が一番厄介かといえば、文書をタイプするワープロソフトをアクティブにしたままでは、参考サイトを表示するブラウザを動かせないことです。これは、たとえウインドウ全体がしっかり表示されていたとしても起きる問題です。つまり、参考サイトを読み進める際にはクリックなどのひと手間ふた手間がかかります。

モニタに納まりきっていなければ、いちいちウインドウの幅を変えたり、表示位置を動かしたりという作業も必要となります。さらに、参考サイトが複数ある場合には別のウインドウか別のタブで表示させます。その分だけ作業の手間が増えるのです。

サイトを選びワープロを選び、またサイトを選びという作業は、繰り返していると煩わしくなります。けっして一個のモニタ上で完結する便利な環境とばかりはいえないのです。

紙に印刷しておけば煩わしさ半減

そこで、参考サイトの必要な部分を印刷しておくことをおすすめするのです。モニタ上にはワープロソフトだけを表示しておいて、手元の資料を確認しつつパソコンは文字入力だけに専念します。見比べるのも容易になります。
紙代とインク代、それに電気代やプリンタの消耗があるという細かいデメリットはありますが、文書作成が効率よくできればそれを補って余りあるというものです。精神衛生上もよろしいでしょう。

ペーパーレスというのは、直接的な消耗品経費や保管スペースまたは廃棄の問題、さらには地球環境を考えた場合に有意義なことではあるものの、なんでもかんでも紙を排除すれば良いというものでもないのです。使うべきところは使うべきです。もちろん、あくまでも一時的な参考資料ですから両面しっかり使用した後は規定の処分をします。

ちょっとしたものは別にしても、しっかりとボリュームのあるサイトを参考にする場合は、必要な部分をプリントアウトしておきましょう。