PCで作成した文書の校正はPCで完結する

デスクワークの中で避けて通れないのが文書の作成です。ワープロが普及して以来、多くの文書がキーボード操作で作成されています。また、ひとくちに文書といっても必ずしも紙ベースでやりとりするわけではありません。メールに添付して画面上で確認するだけの文書も少なくないです。
正確な文書を書くことは今も昔も大切ですが、画面の上だけで内容確認するのに不安を覚える方もいることでしょう。しかし、どんな文書であれ、校正はパソコンで完結することで負担を軽減できます。

文書にもいろいろあるけれど

デスクワークで作成する文書には、ひな型を使って空欄を埋めるだけの簡単なものもあります。すべての文書がこうなら楽なのですが、それだけではなく定型文に少し工夫を加えたものから、完全にオリジナリティが求められるものまで様々です。

これらの文書を作成する際に校正が必要になりますが、1枚ものの文書であればパソコンの画面で見直せばことたりるでしょう。しかし、分量のある文書の場合はスクロールが面倒だとか、席を離れてじっくり見返したいとかいうときにプリンタで出力することがあります。

確かに、移動中に車中でチェックするなどの場合には印刷する方が良いかも知れません。しかし、デスクでチェックするだけならパソコン上で完結させた方が楽なのです。

突き合わせ作業は思いのほか疲れる

校正した結果、何の問題もないとなればパソコン上でも紙でも同じようなものですが、いくつかの修正点が出てきた場合はそうはいきません。印刷した文書に加えたチェックは、パソコン上で該当する部分を拾って打ち直す必要があるのです。

修正箇所を打ち直すのは紙だろうとパソコンだろうと一緒ではないか。と突っ込みが入りそうなところですが、パソコン上の文書を追いながらの校正だと、その場で修正が可能です。というよりも、その場で修正します。むしろ、後で修正する方が困難ですね。

従って、ひととおりチェックした段階で修正も終わっているというわけです。紙でチェックした場合は、改めてパソコン上の文書と突き合わせて打ち直さなければなりません。つまり、工数が多くなるのです。この際、複数の似たような表現が使われている部分があると、誤って関係ないところを修正してしまうこともあります。

さらにいえば、紙の上とモニタ上を視線が往復することとなりますので、首も目も余計に疲れやすくなります。

可能な限りパソコン上で校正を

世の中には、校正も紙に印刷して行うというルールを設けている企業があります。この場合はルールですから印刷するしかありません。また、現在では極めてレアでしょうが、パソコン上では実際の文書の形がイメージできないというケースもあります。
このようなケースは別にして、文書の校正はパソコン上で行いましょう。余計な疲れを回避することにつながります。