仕事を簡単にするにはメールには1つしか用件をのせないこと

メールはとても便利な道具です。相手の時間的都合を気にすることなく連絡をとることができます。電話の場合であれば、相手が不在だとまたかけ直さなければなりません。言葉はすぐに消えてしまうため、後から思い出そうとしても思い出せなかったり、誤って認識してしまうこともあります。ある意味では、メールは証拠として使えることもありますのでとても役に立ちます。一度に大勢の人に配信することができるのもメリットのひとつでしょう。

ただ、言葉の理解力には個人差があるものです。優秀な相手であれば、きちんと理解してくれる文章でも、レベルの低い相手の場合、必ずしも正確に読み取ってくれるとは限りません。特に、一つのメールに複数の事がらを記した場合、読み手の能力が劣っていると、1つの事がらしか伝わらないということもあります。そうしたリスクを避けるためには、1メールに1つの案件しか書かないようにすると良いのです。

1メール1案件で仕事がスッキリ片づきます

優秀な人は頭の中でいろんなことを整理することができるため、一つの文章にさまざまなものを盛り込むことができます。しかし落とし穴はそこにあるのです。文章での伝達の場合、書き手の側の表現力ではなく、受けての側の読解力によって意図が伝わるかどうかが決まるのです。メールによる意思疎通の失敗の多くは、一つのメールに複数の項目をのせたことから生じています。

理解力の弱い人は、1つのメールに2つ以上のことが書いてあっても理解できません。仮に「1)〇〇、2)▽▽、3)□□、などと「3つのことを書きました」ということを明確にしたとしても、理解できないものです。そのおかげで何度もやり取りを繰り返さなければならなくなるなど仕事の効率は低下してしまいます。そうしたことを避けるためには、相手の能力を信頼しないことが大切です。ひとつのことを伝えてひとつのことを答えてもらう。そうすることで、回答が正確になるだけでなく早くなります。仕事の効率が上がりストレスも減るのです。

タイトルでメールを整理しやすくなります

一度に一つの項目しかメールでやり取りしないようにしておくと、タイトルだけで、メールを整理しやすくなりますし、プリントアウトしたものを保管する際にも便利です。ファイルなどに挟みこんでとっておこうとするときに、ひとつのメールにいくつもの項目が書かれていると紛らわしくなります。1つの用件しか書いていないメールであればそうした混乱はなくなって、ストレスを減らすことができるのです。

メールのやり取りを気持ちよくスムーズに行うためには、自分の能力を基準にしないで、相手の能力を基準にすべきです。文章を読む力がない人を相手にするというスタンスで1メール1案件と決めれば、ストレスが減り仕事をスッキリさせることもできます。また、タイトルを見ただけで何についてのメールなのかが分かりますし、整理も簡単になります。