PC上のファイルを整理する方法とは?

パソコンにしまってあるファイルを探すのに手間取るということはよくあります。ファイルを探すためだけに1時間もかかってしまったというような話もしばしば耳にします。探し物に時間をかけることほど無駄なストレスをためることはありません。どんなファイルもすぐに見つけられるようにしておくことが大切です。そのためには、ファイル名をつけるときに日付を入れること、適切なフォルダ分けをしておくことが役立ちます。

ファイルの名前の頭には作成日付をいれましょう

ひとつのファイルを何度も上書きして使うことがありますが、前のファイルを残しておきたいということも少なくありません。似たような名前にしておくと、どれが最初のファイルだったのかわからなくなったりすることもあります。ファイルには作成日データが残っていますので、そこから検索することも可能ですが、上書き保存をしたりすると日付が変わって本当に古いもの、新しいものがどれなのかが分かりにくくなってしまいます。

そうした不便を避けるために、ファイルをつくったときには保存名の頭に日付を入れるようにすると便利です。2015年1月1日に作成したものであれば、「150101」と記した後に、ファイルの名前をつけるようにします。いつごろ作ったファイルなのか、を思い出すことができれば簡単に探すこともできて便利です。

フォルダ分けして仕分けしておけば、見つけやすくなります

メインのフォルダをつくり、その中にさらにサブフォルダをつくってファイルをおさめておけば、どんな種類のファイルかがわかれば探せます。紙の書類をファイルに綴じこむのと同じ要領で、フォルダを作りその中にファイルを格納します。フォルダの階層をあまり深くし過ぎると探すのが手間になりますので、階層はせいぜい3段階までにしておく方が良いでしょう。色んな種類のファイルがあっても、フォルダを並列にいくつも作った方が便利です。

よく使うフォルダ、重要なフォルダについては、頭に数字を入れておくと探すのが簡単になります。「1 経理関係」「2 財務関係」などとしておくと、フォルダを昇順に並べ替えれば、重要なものが上の方に出てきてすぐにわかります。関連性のあるものについては、同じ数字やアルファベットを頭につければ、まとまって並ぶので検索が簡単になります。

PCのデスクトップ上に置くフォルダも、種類ごとに整理したり、よく使うものを一定のエリアにまとめておいたりなど工夫をすることで、作業効率がアップします。PCは整理のしやすいツールですので、その機能をフルに活用してどうしたらすぐに見つけられるか、どうすれば使いやすいか、を考えて配置をしたりネーミングをしたりすると便利に使うことができるようになります。

PC上のファイルやフォルダは、名前の付け方と配置を工夫すれば、とても楽に活用できます。日付を頭につけたり、アルファベットなどをつけたりすることで、自分なりの使いやすさを見つけてください。ひとつの方法にこだわる必要はありません。あくまでも自分の使いやすい方法を見つけることが大切です。