仕事の効率を上げるノート活用術

ノートにメモをするのは、単に備忘録として使うためだけではありません。思考する手段として活用したり、段取りをまとめたり、仕事の効率を高めるために使うものです。ただ、その使い方について細かなルールを決めすぎると、却ってうまく使いこなせないようになってしまいます。ノートを上手に使って仕事の効率をアップしましょう。

レポート用紙やメモを使うより、ノートを使うべき

人によってはすぐに切り離せるレポート用紙や、コピー用紙、ポストイットなどのメモ用紙を使って記録を取る人もいますが、それだと、時々どこに行ったのかわからなくなり、探すのに手間取ったりすることになります。1冊のノートに何でも記載しておけば、なくすリスクを避けられます。また、できる限りノートをきれいに使おうとか、分かりやすく記帳しようと考えると、そのことばかりに注意がいってしまい、肝心の中身が薄くなってしまうことがあります。

キレイに早く筆記できる人はいいのですが、メモすること自体が不得意だという人は、とにかく自由に書き散らすという心構えで十分です。後になって思い出すために最低限必要な情報、たとえば、日付だとか誰とのミーティングであったのかなどは、ノートの右上など自分で決めた場所に常に書くようにすると良いでしょう。

ほとんどの人が横罫のものを使っていますが、方眼紙の方が自由に書きやすいというメリットがあります。図などを盛り込んだり、矢印で結んだり○で囲んだりするのに便利です。ルーズリーフを使うのも悪くはありませんが、順番を変えたり、差し込んだりすることが面倒になりますので、几帳面な人でない限り使わない方がベターです。

ノートは自由に使い、毎回ページを変える。ペンは三色以上がベターです

会議などでメモを取る際に、あらかじめカテゴリー分けをしてどこに何を記載するのか決めておく人もいますが、よほど緻密な人でないとうまく書き記せません。思いつくままに書いた方がストレスもたまらず嫌になりません。ポイントだけを簡単に書き記し、関連のあることは矢印などで結んだりすれば、後から見たときでもそのときに何を考えていたのかは分かります。

何が必要な情報なのかは、書いているときに判断するのが難しいことも少なくありません。とにかく、ひらめいたことをメモする姿勢でいれば十分です。短い会議などの場合、ページにスペースが空いてしまうことがありますが、もったいないと思わずに、次に使うときにはページを変えましょう。1ページには1つの項目についてしか書かないようにしておけば、後々混乱することが少なくなります。なるべくページ数の多いノートを使えば、次々と新しいものに買い替える必要がなくてすみます。

書きなぐるうえで大切なのが、時々ペンの色を変えること。黒一色で書き続けると、後で読みにくくなります。青、赤、黒の三色のボールペンを使って、ひらめきのままに色を変えて書いておくと良いでしょう。

メモを取る時にはノートを使うのが一番です。大胆に自由に書きなぐれば十分です。ペンも3色以上のものを使ってカラフルにすることで読みやすくなります。