書類を段取りよくさばく方法とは?

何となく自分の仕事の効率が悪いと感じていたり、書類の取り扱いについて基本から見直したいと考えている人も少なくないでしょう。やらなければならない仕事は、まず最初に作業の優先順位をみきわめることが大切です。作業そのものをルール化することでミスを減らすこともできますし、もやもやとしたストレスにさらされることも少なくなります。

書類の山を見れば、誰でも逃げ出したくなるものです

その日の仕事を始めるときに、今日やらなければならない仕事の量をみてうんざりしてしまう人もいるでしょう。とりあえず、一番上にあるものから手をつけていく、という人が多いのですがそれではストレスを減らすことはできません。書類裁きに大切なのは「初動」です。手渡しなりメールなりで書類を受け取ったときの、最初の行動を誤るとタイムロスが増えることになりますので、まずは自分の行動をルール化しましょう。

出勤直後にまず取り掛かるべきことは、メールやファックス、手渡しなどで受け取った仕事の全体像を見極めることです。どんなものがあるのか全体像をつかむ前に作業に取り掛かると効率が悪くなります。メールは受けとった時間の順にチェックするのではなく、新しいものから見るべきです。新しいものには、それより前に受け取ったものの訂正や変更が含まれていることが往々にしてあります。それを先に読むことで、古いものは読まずに済むケースも出てきます。

作業をスタートした後に、メール等で新たに追加された作業がある場合には、いったんその時の仕事を中断して、どんな内容なのかをチェックしましょう。今展開中の作業にかかわる情報が含まれているケースもありますので、後回しにせず確認することも大切です。

仕事の優先順位をつけた後には、すぐに取りかかれない作業の重要度を見極めること

片づけるべき案件がたくさんあっても、一度に処理できるのは1件だけです。すぐに取りかかるべき作業を優先しなければなりませんが、ただちに手が付けられないけれども重要なものについては、分かるようにトレーなどの一番上に置いておきましょう。その際、それがどんな内容なのか簡単なメモを作り、書類の上に貼り付けておくと便利です。

「緊急」「本日中」「○月○日までに作業」「保留」「回答待ち」など期限や重要度を明らかにしておくことで、気持ちが楽になりますし、忘れにくくなります。他にも緊急度の高いものがあれば、それらを並べて優先順位をつけておくことも大切です。今日中にやらなければならないことがどれだけあるのか、明日に回せるものがどれなのかをはっきりさせることで、時間配分もしやすくなります。

翌日に残すものについては、その日退社する際に「ここまではチェック済み」などと書いたメモを挟んでおくと、翌日新たに発生した仕事との区別がしやすくなります。

仕事の全体像をはっきりと把握し、ざっくりとでもスケジューリングをしておけば、漠然とした不安から解放され精神的なストレスが少なくなります。そのためには、朝のうちに一度すべてをチェックすることが大切です。